Pe masura ce o afacere se dezvolta, apar tot mai multe informatii care trebuie urmarite. Comenzile, facturile, stocurile, vanzarile si activitatile angajatilor nu mai pot fi gestionate la fel de usor ca intr-o firma foarte mica. Daca fiecare departament lucreaza separat, apar rapid diferente intre date si intarzieri in comunicare.
Un sistem integrat poate lega aceste activitati intr-un mod mai simplu. Informatiile introduse intr-o zona a firmei pot fi folosite si de alte departamente, fara ca aceleasi date sa fie copiate de mai multe ori. Astfel, oamenii pot lucra pornind de la aceleasi informatii, iar managerii au o imagine mai clara asupra activitatii.
Pentru o firma care analizeaza introducerea unui ERP, primul pas ar trebui sa fie intelegerea propriilor nevoi. Nu toate afacerile au aceleasi procese, iar un sistem trebuie sa se potriveasca modului real de lucru. In loc sa aleaga un program doar dupa lista de functii, conducerea poate urmari unde apar cele mai multe intarzieri si ce activitati consuma inutil timpul angajatilor.
Departamentele pot lucra pe aceleasi date
Intr-o firma cu mai multe departamente, o informatie se poate schimba de mai multe ori pe parcursul unei zile. O comanda poate porni de la vanzari, poate ajunge la depozit, apoi la facturare si contabilitate. Daca aceste etape sunt gestionate separat, exista riscul ca un departament sa lucreze cu date care nu mai sunt actuale.
O solutie precum ODOO ERP poate reuni activitati diferite intr-un singur sistem, astfel incat informatiile sa poata fi urmarite mai usor. Vanzarile, gestiunea, contabilitatea si alte zone ale firmei pot fi conectate, iar datele devin mai usor de consultat. Pentru manageri, acest lucru poate insemna mai putin timp petrecut pentru strangerea informatiilor din surse diferite.
Un astfel de mod de lucru poate aduce mai multe schimbari in activitatea de zi cu zi:
- O comanda poate fi urmarita de la inregistrare pana la livrare.
- Modificarile importante pot fi vizibile pentru persoanele care au nevoie de ele.
- Datele pot fi introduse o singura data si folosite in mai multe activitati.
- Rapoartele pot fi obtinute fara centralizarea manuala a mai multor fisiere.
- Departamentele pot colabora mai usor atunci cand folosesc aceleasi informatii.
- Managerii pot observa mai repede situatiile care necesita atentie.
- Activitatile repetitive pot fi reduse prin automatizarea anumitor pasi.
Timpul poate fi folosit pentru activitati mai importante
New PEAKS Romania poate sprijini firmele care urmaresc sa isi organizeze mai bine activitatea printr-un sistem integrat. Un astfel de proiect porneste de la modul in care lucreaza compania si de la problemele care apar in activitatea zilnica. Cand procesele sunt analizate inainte de implementare, solutia poate fi configurata mai aproape de nevoile reale ale echipei.
Unul dintre efectele cele mai usor de observat dupa organizarea digitala este reducerea muncii repetitive. Angajatii nu mai trebuie sa caute aceeasi informatie in mai multe fisiere sau sa pregateasca de fiecare data aceleasi rapoarte manual. Astfel, timpul economisit poate fi folosit pentru activitati care necesita atentie si implicare.
Printre avantajele care pot fi observate in activitatea zilnica se numara:
- reducerea introducerii repetate a acelorasi informatii
- acces mai rapid la datele necesare
- rapoarte mai usor de pregatit
- urmarirea mai clara a comenzilor si facturilor
- mai putine greseli aparute din copierea manuala
- comunicare mai simpla intre departamente
- mai mult timp pentru activitati care aduc valoare firmei
Alegerea trebuie facuta dupa nevoile reale
Un program poate avea multe functii, dar acest lucru nu inseamna automat ca este potrivit pentru orice companie. O firma trebuie sa analizeze in primul rand cum lucreaza in prezent si unde apar problemele. Conteaza numarul de angajati, domeniul de activitate, volumul de date si felul in care sunt organizate procesele interne.
Si partea financiara trebuie privita in ansamblu. Costul unei solutii nu inseamna doar pretul licentei, deoarece pot exista cheltuieli pentru configurare, personalizare, instruire si suport. In acelasi timp, o varianta mai ieftina poate deveni costisitoare daca nu se potriveste activitatii si necesita multe schimbari ulterioare.
Inainte de a lua o decizie, compania poate verifica mai multe aspecte care tin atat de utilizarea zilnica, cat si de dezvoltarea ulterioara a sistemului:
- modul in care sistemul poate fi folosit de angajatii obisnuiti
- posibilitatea de adaptare la procesele existente
- numarul de utilizatori care vor lucra in platforma
- functiile necesare fiecarei zone din firma
- posibilitatea de conectare cu alte programe
- costurile de implementare si intretinere
- sprijinul oferit dupa punerea in functiune
Implementarea are nevoie de oameni pregatiti
Un sistem nou nu schimba singur modul in care functioneaza o companie. Daca angajatii nu inteleg cum trebuie folosite noile instrumente, o parte dintre beneficiile asteptate pot fi pierdute. De aceea, instruirea trebuie pregatita din timp, iar oamenii trebuie sa aiba posibilitatea de a pune intrebari si de a exersa inainte de folosirea completa a sistemului.
Implementarea este si un moment bun pentru analizarea proceselor vechi. Unele activitati pot fi inutile, prea complicate sau facute doar pentru ca asa s-a lucrat ani la rand. Copierea acestor pasi intr-un sistem nou nu rezolva problema. Mai intai trebuie vazut ce poate fi simplificat si abia apoi configurata platforma.
Fiecare firma are un ritm diferit, iar perioada de acomodare poate varia. Cu o planificare clara, testare inainte de lansare si asistenta dupa implementare, trecerea la noul mod de lucru poate deveni mai usor de gestionat. Pe termen lung, un sistem integrat poate ajuta compania sa isi urmareasca mai bine activitatea si sa se pregateasca pentru urmatoarea etapa de crestere.
