In aproape orice firma exista o perioada din an in care totul se aduna. Comenzi multe, termene scurte, oameni care lucreaza peste program fara sa mai numere orele. Se trece prin ea cu bine, pentru ca asa se intampla de fiecare data, si apoi vine partea despre care nu vorbeste nimeni.
Dupa varf, echipa nu revine automat la forma de dinainte. Ramane o oboseala care nu se vede in cifre si care se simte in ton, in rabdare si in viteza de reactie. Aici ajung multe firme sa se gandeasca la o organizare team building, de cele mai multe ori fara sa stie exact ce vor sa rezolve.
Oboseala de dupa un varf nu se trateaza cu o zi libera si nici cu o iesire de doua zile. Se trateaza cu o revenire gandita, iar asta cere putina atentie din partea celui care conduce.
Oboseala celui care conduce
Cel mai obosit om dupa o perioada grea e aproape intotdeauna cel care a tinut totul in brate. A luat deciziile, a acoperit golurile si a stat ultimul in birou, iar acum e cel de la care se asteapta sa dea tonul pentru revenire.
Partea asta se lucreaza separat. Prin coaching se discuta exact lucrurile pe care un patron nu le poate spune in firma: ca e epuizat, ca i-a trecut cheful si ca nu stie de unde sa o ia de la capat anul urmator.
Daca partea asta se sare, se intampla de obicei acelasi lucru. Omul se intoarce in ritmul vechi din prima saptamana, duce dupa el o echipa care nu si-a revenit, iar urmatorul varf il prinde deja consumat.
Schimbarea modului de lucru
Dupa doua sau trei perioade grele la rand, multi ajung la aceeasi intrebare: daca nu cumva problema nu e in oameni, ci in felul in care lucreaza firma. Intrebarea e corecta si apare de obicei prea tarziu, in loc de prea devreme.
Acolo unde varfurile sunt previzibile, o consultanta in afaceri se uita la cum se pregateste firma pentru ele. De cele mai multe ori se descopera ca pregatirea nu exista deloc si ca totul se rezolva din improvizatie si din ore suplimentare.
Schimbarile care ajuta sunt banale: angajari sezoniere decise din timp, comenzi anuntate mai devreme clientilor, reguli clare despre ce se amana cand nu se mai poate duce tot. Nimic spectaculos, dar schimba complet urmatorul sezon.
Semnele vizibile in sedinte
Cel mai usor se vede in sedinte. Oamenii care inainte propuneau lucruri incep sa taca, iar cei care intrebau nu mai intreaba nimic. Nu din reavointa, ci din lipsa de energie pentru inca o discutie care poate dura o ora.
Semnele apar aproape in aceeasi ordine la toate echipele care au trecut printr-o perioada lunga de presiune, indiferent de domeniu si de marimea firmei:
- sedintele se lungesc fara sa se decida nimic
- apar discutii despre vina, nu despre solutii
- oamenii raspund scurt si evita subiectele noi
- greselile marunte se inmultesc la lucruri simple
- cererile de concediu se aduna in aceeasi perioada
Ultimul semn e cel mai usor de citit gresit. Pare o problema de organizare a concediilor, dar de obicei e doar reactia fireasca a unor oameni care au stat prea mult in priza si vor sa iasa toti odata.
Pasii de revenire
Revenirea nu inseamna relaxare generala, pentru ca munca nu se opreste. Inseamna coborarea ritmului pentru o perioada scurta si definita, in care se recupereaza si se pune ordine in ce a ramas in urma dupa perioada aglomerata.
Ce functioneaza in practica e o succesiune simpla, intinsa pe cateva saptamani, nu pe cateva zile, pentru ca oboseala adunata in doua luni nu dispare intr-un weekend:
- se anunta clar ca perioada grea s-a incheiat
- se recupereaza orele suplimentare, cu date stabilite
- se face o discutie despre ce a mers si ce nu
- se amana proiectele noi cu cateva saptamani
- se reiau treptat lucrurile puse pe pauza
Primul punct pare inutil si e cel mai important dintre toate. Daca nimeni nu spune ca s-a terminat, oamenii raman in asteptarea urmatoarei urgente si nu se relaxeaza nici cand nu mai au motiv sa fie incordati.
Rolul pauzelor planificate
Pauzele luate dupa ce s-a intamplat raul ajuta mai putin decat cele puse in calendar dinainte. O zi libera acordata in mijlocul unei perioade grele face mai mult decat trei zile acordate dupa ce toata lumea e deja terminata.
Firmele cu sezon previzibil invata asta dupa cativa ani. Isi planifica perioadele de respiro odata cu bugetul, nu la sfarsit, iar oamenii stiu din ianuarie cand vor putea sa isi traga sufletul in cursul anului.
Diferenta se vede in cat de repede isi revine echipa. Una care stie ca urmeaza o perioada mai usoara duce mai bine presiunea, pentru ca vede capatul drumului si nu are senzatia ca merge la nesfarsit.
Pregatirea pentru urmatorul varf
Cea mai buna perioada pentru pregatire e imediat dupa ce s-a terminat una grea. Atunci toata lumea isi aminteste exact ce a mers prost, iar discutia e concreta, nu ipotetica cum devine peste sase luni.
Ce se noteaza atunci foloseste anul urmator. O lista scurta cu lucrurile care au blocat echipa, scrisa la cald, valoreaza mai mult decat o analiza lunga facuta tarziu, cand detaliile s-au estompat si fiecare isi aminteste altceva.
Firmele care fac asta ajung in cativa ani sa treaca prin sezon fara drame. Nu pentru ca munca ar fi mai putina, ci pentru ca nimic nu mai vine ca o surpriza si fiecare stie ce are de facut.
